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Source text - English Code of Ethics and Business Conduct
Updated September 2006
XXX CODE OF ETHICS AND BUSINESS CONDUCT
1. Introduction 4
2. General Statement of Business Philosophy 4
3. Waivers and Modifications 4
4. Policies and Practices 5
4.1 Conflicts of Interest 5
4.1.1 Acceptance of Gifts and Entertainment 5
4.1.1.1 Gifts 5
4.1.1.2 Entertainment 5
4.1.1.3 Other Improper Personal Benefit 5
4.1.2 Outside Activities 6
4.1.3 Interests in Other Businesses 6
4.1.4 Corporate Opportunities 6
4.1.5 Nepotism Disclosure 6
4.2 Company Property and Information 6
4.2.1 Theft or Misuse of Property 7
4.2.2 Company Records 7
4.2.2.1 Preparation of Records 7
4.2.2.2 Retention of Records 7
4.2.3 E-Mail, Voice Mail and the Internet 8
4.2.3.1 Appropriate Use 8
4.2.3.2 Privacy 8
4.2.4 Intellectual Property and Proprietary and Confidential Information 8
4.2.5 Solicitation and Distribution 9
4.2.6 Contacts with the Media and the Financial Community 9
4.2.7 Requests for Information by Lawyers and Government Agencies 9
4.2.8 Company Political Involvement 9
4.3 Fraud and False Statements 10
4.3.1 Securities Fraud 10
4.4 Competition and Antitrust laws 11
4.5 Bribery 12
4.6 Relationships with Public Officials 12
4.6.1 Doing Business with Government Agencies 12
4.6.2 Working with Former Government Employees 12
4.7 Contracting With Other Parties 12
4.8 Advertising and Promotional Activities 12
4.9 International Operations 13
4.10 Labour and Employment 13
4.11 Safety 14
4.12 Human Rights 14
4.13 The Environment 14
5. Compliance with the Code of Ethics and Business Conduct 15
6. Reporting Suspected Non-Compliance 15
6.1 Duty to Report 15
6.2 Investigation of Reports 16
6.3 Confidentiality 16
6.4 Protection Against Retaliation 16
1. Introduction
This Code of Ethics and Business Conduct (“Code”) applies to all employees, officers and directors of XXX (collectively referred to as “employees”), including every one of its subsidiaries, divisions and business units worldwide. Individual XXX businesses may supplement the Code with additional policies and/or provisions necessary to comply with local law or applicable collective bargaining agreements.
2. General Statement of Business Philosophy
The commitment to excellence is fundamental to the philosophy of XXX. This commitment to excellence means that employees share a common set of objectives and benefit from the achievement of those objectives. We also are committed to the Core Values of Customer Focus, Valuing Our People, Passion for Winning, Innovation and Boundarylessness, which together provide a guide for achieving our business goals in an open, honest, ethical and principled manner.
One essential objective is our conviction to uphold ethical standards in all our corporate activities. Among other ethical considerations, and as further discussed in the applicable sections below, XXX has subscribed to the United Nations Global Compact, a voluntary corporate responsibility initiative intended to ensure the protection of human rights, fair and non-discriminatory labour practices, care of the environment and elimination of corruption. We strive to do business with customers and suppliers of sound business character and reputation. We do not knowingly support any public or private organisation that espouses discriminatory policies or practices. We require all our employees to perform their work with honesty, truthfulness and integrity. XXX’s policy is to comply with all applicable laws, including, without imitation, employment, discrimination, health, safety, competition and securities laws. No employee has authority to violate any law or to direct another employee to violate any law on behalf of XXX.
Each employee must comply with this Code and sign the appropriate Acknowledgement Form. Employees should direct any related questions to their immediate supervisor, a Human Resources representative, a member of the appropriate Compliance Committee or, where applicable, a member of the appropriate Legal Department. If an employee becomes aware that another employee has violated this Code or any applicable laws, rules or regulations, he or she must report the violation in accordance with procedures set forth below. XXX prohibits retaliation against an employee who, in good faith, reports a possible violation. Failure to comply with any of the provisions of this Code or the additional policies or separate Code enforced for the applicable business unit or country subjects the employee to disciplinary measures up to and including termination, subject to the terms of any applicable employment contract or collective bargaining agreement.
3. Waivers and Modifications
In certain limited situations, XXX may waive application of the Code to directors, officers or employees. With respect to executive officers, senior financial officers and directors, any such waiver requires the express approval of the Audit Committees of the Combined Boards of Directors of XXX PLC and XXX NV (referred to as the “Audit Committees”). XXX promptly will disclose any such waivers granted to any of its executive officers, senior financial officers or directors as required under applicable law and regulations.
4. Policies and Practices
4.1 Conflicts of Interest A conflict of interest may arise in any situation in which an employee engages in any activity that detracts from or interferes with his or her full, loyal and timely performance of services to XXX, or has a financial interest that might influence the employee’s judgment on behalf of XXX. All such conflicts should be avoided. Employees must report any actual, potential or apparent conflicts to their supervisors, a Human Resources representative or a Compliance Committee member. As XXX deems it appropriate, employees may be required to eliminate existing or apparent conflicts of interest. Some of the more sensitive areas of potential conflicts of interest and the company's related guidelines are as follows:
4.1.1 Acceptance of Gifts and Entertainment
XXX’s aim is to deter givers of gifts from seeking or receiving special favours from its employees. Accepting any gift of more than nominal value or entertainment that is more than a routine social amenity can appear to be an attempt to influence the recipient into favouring a particular customer, vendor, consultant or other parties with whom XXX does business. To avoid the reality and the appearance of improper relations with current or prospective customers, vendors, consultants and other business associates, employees should observe the following guidelines when deciding whether or not to accept gifts or entertainment. (For guidelines concerning the giving of gifts to, or entertainment of, customers and others by XXX employees, refer to paragraph 4.5 and 4.6 below.)
4.1.1.1 Gifts
Employees must not accept gifts such as merchandise or products, personal services or favours that are valued at more than £100 or local currency equivalent. This limit is intended to serve as a maximum, and employees are urged to use caution in accepting any gifts of more than nominal value. Employees are not to solicit gifts of any amount, nor accept any gift of cash or securities. In some countries, it is customary and lawful for business leaders to give gifts of more than nominal value to employees of companies with whom they do business. Any XXX employee who receives such a gift and who is concerned that either returning the gift or paying for it may insult the giver and adversely effect continuing business relationships must report it to his or her supervisor. XXX has sole discretion to choose to keep any such gift rather than allow an employee to do so.
4.1.1.2 Entertainment
Acceptance of normal business entertainment such as lunch, dinner, theatre, a sporting event, and the like, generally is appropriate if it is of a reasonable nature and is in the course of a meeting or another occasion, the purpose of which is to hold bona fide business discussions or to foster better business relations. Employees are to report any such entertainment (in advance, if practical) to their supervisors.
4.1.1.3 Other Improper Personal Benefit
If an employee receives other improper personal benefit as a result of his or her position with XXX, he or she must report it to the appropriate supervisor.
4.1.2 Outside Activities
No employee is to engage in any "freelance" or "moonlighting" activity or employment that adversely affects the quality or quantity of work performed; competes with XXX’s activities; implies sponsorship or support by XXX of the outside employment or organisation; or adversely affects XXX’s reputation; or makes use of or interferes with XXX’s time, facilities, resources or supplies.
4.1.3 Interests in Other Businesses
It is a potential conflict of interest for an employee or his or her spouse, domestic partner or any other immediate family member (jointly referred to as “family members”) to directly or indirectly have a financial interest (e.g., as an investor, lender or director) in a competitor, or in a customer or supplier with whom that employee or his or her subordinates deal in the course of his or her job with XXX. Accordingly, employees must promptly disclose any such interests to their supervisor. In addition, an employee must disclose to his or her supervisor any employment or consulting relationship that a family member has with a competitor, or with a customer or supplier with whom the employee has dealings.
The only exception to this requirement is that it is not a conflict for an employee or any of his or her family members to invest less than seventy-five (75%) of the employee’s annual compensation in competitors, or customers or suppliers with whom an employee deals directly, that are listed on a national or international securities exchange. Employees who acquire more significant holdings before becoming a Company employee or through appreciation and growth, must disclose such holdings to and receive written approval from their supervisor.
4.1.4 Corporate Opportunities
Employees have a duty to advance XXX’s legitimate interests when the opportunity to do so arises. They may not take personal advantage of opportunities that are discovered through the use of company property, information or position.
4.1.5 Nepotism Disclosure
XXX does not strictly prohibit the employment of relatives, and it does not wish to become involved in consensual relationships between co-workers. However, precautions must be taken to ensure that individuals are not and do not appear to be improperly influenced by the existence of close personal relationships. In particular, employees may not directly supervise or otherwise participate in decisions regarding the hiring, retention, promotion or compensation of other employees with whom they have a close personal relationship. XXX construes “close personal relationships” as relationships between immediate family members, spouses, domestic partners, fiancés, children, grandchildren, siblings, parents, grandparents, aunts, uncles, nieces, nephews, and their respective spouses and domestic partners, and any other relationships that reasonably might be perceived as potentially compromising either employee’s ability to make independent, unbiased decisions on behalf of XXX.
4.2 Company Property and Information All equipment, supplies and confidential information to which employees have access in the course of their work are XXX’s property and are provided for use in conducting XXX business. Employees must use such property responsibly and solely for business purposes. Although limited and reasonable personal use of a XXX telephone, computer or other equipment may be acceptable and understandable at times, this is a privilege that XXX reserves the right to control and monitor in accordance with local data protection laws.
4.2.1 Theft or Misuse of Property
Any employee found to be engaging in, or attempting, theft or misuse of any property of XXX or personal property of other employees will be subject to strict disciplinary action, up to and including termination. XXX also reserves the right to refer such matters to public authorities for possible criminal prosecution. Employee theft or misuse of property can take many forms, including, but not limited to stealing XXX supplies, equipment, documents, cash or other tangible property; misusing XXX telephones, computers, photocopy machines, facsimile machines or other equipment; submitting falsified time sheets or expense reports; using XXX’s proprietary information, trade secrets or other assets without authority; and retaining any personal benefit from a customer, supplier or other person with whom XXX does business that properly belongs to XXX.
4.2.2 Company Records
Employees must prepare all XXX records to properly record its transactions, assets and liabilities, and must maintain and safeguard such records and supporting documentation in accordance with XXX’s policies and applicable legal and accounting requirements.
4.2.2.1 Preparation of Records
Employees must maintain books, records, accounts and supporting documentation that fully and accurately reflect all XXX transactions, revenues, receipts, disbursements, assets and liabilities. Any employee who knowingly fails to record any fund or asset of XXX or who knowingly makes any improper or inaccurate entry on XXX books and records will be subject to discipline, up to and including discharge. Employees also face potential criminal liability if they maintain inaccurate books and records on behalf of XXX.
4.2.2.2 Retention of Records
There are legal requirements for the retention of specific categories of records. To ensure compliance with these laws, and to conserve space and limit storage costs, records in any medium must be retained and/or discarded in accordance with XXX’s Record Retention Policy, as well as any supplemental Record Retention Schedule of the appropriate business unit. Among other media, this includes hard copies of documents; computer records, such as those stored in a hard drive, on disk or CD¬ROM and e-mail messages; and recorded materials, such as voice mail messages and audiotapes. Employees must consult with their supervisor before disposing of any records about which they have any questions.
If XXX becomes involved in an actual or threatened lawsuit or government investigation, if it is served with a subpoena for documents or information, or if such a proceeding or subpoena is reasonably foreseeable, all possibly relevant records in any form must be preserved, with ordinary disposal or alteration of documents pertaining to the subjects of the dispute, investigation or subpoena immediately suspended. Employees are to contact the appropriate Legal Department if they are uncertain whether documents under their control might relate to a threatened or pending legal matter and, therefore, must be preserved.
4.2.3 E-Mail, Voice Mail and the Internet
All communications and information transmitted by, received from, created or stored in XXX’s computer, telecommunications and information systems (collectively “systems”) are XXX property. Every employee is responsible for using XXX’s systems properly and in accordance XXX’s policies.
4.2.3.1 Appropriate Use
While XXX systems are intended for business purposes, employees may be permitted to use those systems for limited non-business purposes, provided that such usage does not interfere with the employee’s obligations to XXX or disturb either other employees or the general affairs of XXX. Employees must never use XXX’s systems or equipment to:
(i) Send or intentionally receive messages or transmit, retrieve or store information that is sexually explicit, abusive, offensive, harassing, discriminatory or profane;
(ii) Send or intentionally receive or store information that involves an increased virus dissemination risk;
(ii) Send or intentionally receive copyrighted materials, trade secrets or similar materials without proper authority or infringe the rights of third parties; or
(iii) Send or intentionally receive messages or files for any illegal or unethical purpose, or for any purpose that violates XXX’s policies or may lead to liability or cause harm to XXX.
4.2.3.2 Privacy
XXX complies with the privacy and data protection standards applicable to employees’ respective countries of employment. Employees in the United States should have no expectation of privacy in anything they create, store, send or receive on the systems. Even in countries with high standards, however, employees should be cautioned that XXX cannot guarantee the confidentiality of employees’ usage of the systems. E-mail and voice mail messages and internet usage are potentially subject to interception and to disclosure to third parties in the course of litigation or an investigation. In addition, subject to applicable law, XXX may monitor employee use of its systems for legitimate business purposes, including, for example, to prevent suspected illegal conduct or other misuse of the systems or to ensure that XXX is properly responding to its customers and other business contacts.
4.2.4 Intellectual Property and Proprietary and Confidential Information
Employees must safeguard XXX’s proprietary information, trade secrets and intellectual property (including copyrights, trademarks and patents) in the same way that they must protect all other important XXX assets. Employees must hold in the strictest confidence information concerning pricing, products and services that are being developed, and other such trade secrets, including information pertaining to any prospective XXX acquisition or divestiture. Employees must exercise reasonable prudence and care in dealing with such information in order to avoid inappropriate disclosure, and they are not to use this type of information in any way other than as required in performing their employment duties.
All documents, files, records and reports acquired or created in the course of employment with XXX are the property of XXX. Employees may only remove originals or copies of such property from XXX’s offices for the sole purpose of performing their duties to XXX, and they must return such records at any time upon request. Employees involved in acquisition and divestiture activities may be required to sign individual non-disclosure agreements.
XXX periodically possesses intellectual property, trade secrets and/or confidential or proprietary information belonging to other parties, such as copyrighted information obtained pursuant to a licence agreement or information obtained in the course of a proposed acquisition. Employees are cautioned that the use of any such materials must be in accordance with the terms of any applicable agreement and in compliance with the laws regulating the use of such materials.
4.2.5 Solicitation and Distribution
XXX property, equipment, facilities or physical resources may not be used for solicitation or distribution activities that are not related to an employee's services to XXX, except for solicitation permitted by applicable labour laws and charitable activities that have been approved in writing in advance by the appropriate Human Resources Department. Even with such prior written approval, employees may not solicit any other employee during working time or distribute literature on XXX premises at any time for any non-employment related purposes.
4.2.6 Contacts with the Media and the Financial Community
To ensure that all reports and press releases XXX issues are supplied to the public in an authoritative and consistent manner, employees must comply with the XXX Price Sensitive Information (“PSI”) Guidelines and they must not provide information or respond to inquiries from the media or the financial community without proper authority, as described below.
Employees of all levels must refer any media inquiries regarding XXX Group plc, PSI or financial information to the XXX Corporate Relations Department. Each XXX business unit is to implement policies and procedures concerning responding to media inquiries related to that business.
Employees of all levels are to refer any inquiries from financial institutions, brokers, analysts, commentators, shareholders or other members of the financial or investment communities to the XXX Corporate Finance Department. This includes any request for information or for permission to visit any part of XXX.
4.2.7 Requests for Information by Lawyers and Government Agencies
Employees who are contacted by lawyers who do not represent the company, government agents, investigators or other third parties seeking company information or documents concerning potential or actual litigation or investigations are to immediately notify the appropriate Legal Department, whether or not the request relates to a matter involving the company. Immediate referral to the Legal Department is critical when requests are made in the form of a summons, subpoena or other document legally requiring that an appearance be made or a response be given by a specified date. The Legal Department will assess the situation, advise employees and determine the appropriate response.
4.2.8 Company Political Involvement
The laws of most countries prohibit the use of corporate funds, assets, services or facilities on behalf of a political party or candidate. However, in the United States, such contributions and activities are permitted if they comply with stringent reporting and disclosure regulations. Accordingly, XXX strictly prohibits employees from using corporate funds for any political contributions except in the United States.
In the United States, XXX requires employees to obtain prior approval from the US General Counsel and the Vice President of Government Affairs of XXX Inc. for any and all proposed political contributions. Employees must also obtain prior approval from the US General Counsel and the US CEO of the relevant business for any proposed contributions exceeding $5,000, either individually or cumulatively, to any candidate or political organisation in a calendar year. In addition, employees in the United States must comply with the disclosure and reporting procedures established by the Government Affairs Department. Employees who participate in the political process express their views on legislative or political matters, engage in political activities and/or make personal political contributions must conduct such activities in their own time and at their own expense. Without the prior approval of the appropriate Government Affairs or Legal Department, employees who participate in political activities or make any public political statements must avoid any references to their affiliation with XXX or any of its subsidiaries and make clear that they are acting personally and not for XXX.
4.3 Fraud and False Statements
Employees must not defraud or attempt to defraud any customer, supplier, shareholder, auditor or other person with whom XXX communicates or does business. In particular, employees must not intentionally or recklessly make false or misleading statements or knowingly omit important statements or information, either orally or in writing, about XXX’s products, services and financial condition. Employees who communicate with XXX internal or external auditors also must be sure to provide all information needed in connection with preparing audit reports, and to correct any apparent misinterpretation of that information before publication of related reports. Any employee found to be attempting fraud or engaging in fraud will be subject to strict disciplinary action, up to and including termination. XXX also reserves the right to refer such matters to public authorities for possible criminal prosecution
4.3.1 Securities Fraud
It is illegal to defraud or attempt to defraud anyone in connection with the securities of a publicly-traded company. This includes the securities of XXX and of other companies about which an employee learns of material non-public information in the course of his or her employment with XXX. For example, it is illegal to provide the public with false or misleading material information about XXX or another public company; to fail to provide the public with material information about which it should be aware (subject to the requirements of XXX’s policy on contacts with the media and the financial community, as described above in paragraph 4.2.6); to buy or sell securities based on material non-public information; or to provide such information to others who might use it to buy or sell securities. Applicable laws impose severe penalties on violators of these laws, including criminal and civil fines and potential jail sentences.
Material, non-public information (referred to as “inside information”) includes any facts that may affect the price of the securities and/or which a reasonable investor would consider important in deciding whether to purchase or sell shares of stock or other securities of XXX or other publicly traded company. Such information is non-public if it has not been disclosed in an annual or periodic report to shareholders, a press release, or in public filings with regulatory authorities. When in doubt, information obtained as an employee of XXX should be presumed to be material and not public.
Employees who have questions pertaining to the sale or purchase of a security under circumstances where confidential information or securities laws may be involved should consult with the appropriate Legal Department before trading the relevant securities. Where applicable, employees also must comply with the XXX Code for Share Dealings before trading securities of XXX PLC or XXX NV.
4.4 Competition and Antitrust laws The European Union and its individual member states, the United States federal and state governments, and many other governments throughout the world have enacted "competition" or “antitrust” laws. These laws prohibit "restraints of trade", including certain types of agreements or conduct involving competitors, customers or suppliers in the applicable marketplace and certain types of conduct of a single company with a dominant market position. Their purpose is to ensure that markets for goods and services operate competitively and efficiently, so that customers enjoy the benefit of open competition among their suppliers, and sellers similarly benefit from competition among their purchasers. Violations of United States antitrust laws and the competition laws of some other jurisdictions are often treated as criminal acts that can result in felony convictions of both corporations and individuals, including large monetary fines and prison sentences. They can also lead to substantial civil liability significantly exceeding the economic damage caused or profits achieved by the illegal conduct or agreement. The potential civil and criminal fines and penalties for restraints of trade are particularly significant because XXX and individual employees involved are subject to the competition or antitrust laws of any country in which their conduct has an economic effect.
Strict compliance with competition and antitrust laws around the world is essential. These laws are very complex. Some types of conduct are always illegal under certain competition and antitrust laws. Employees and other representatives of XXX must avoid even the appearance of such conduct. Such conduct includes agreements or joint actions between competitors regarding prices, bids, product or territory allocations or divisions, selection of customers or suppliers, or limits on production, inventory or research and development; and agreements with customers or licensees regarding the minimum price at which they will resell XXX’s goods or services.
Some activities may be legal in some market situations and illegal in others. Some of these types of conduct involve agreements with third parties such as competitors, customers, suppliers, licensees or licensors. Others involve unilateral actions that may result in claims that XXX has monopolised or attempted to monopolise a market. These types of conduct include predatory pricing (e.g. selling below cost); certain exclusive dealing arrangements; tying or bundling of separate products; termination of dealers, distributors or suppliers; price discrimination; monopolisation; agreements with customers or licensees regarding their maximum resale prices on XXX’s goods or services; and, under some circumstances, attempts to engage in many of these types of restrictive activities. Moreover, competition and antitrust laws and related trade regulations generally prohibit any unfair or deceptive trade practices or methods of competition, including, for example, misleading advertising, disparaging a competitor’s product, harassing a competitor and stealing trade secrets or other confidential business information.
This Code is not intended as a comprehensive review of the numerous competition and antitrust laws that apply to XXX’s business dealings, and it is not a substitute for expert advice. If any employee has questions concerning a specific situation, he or she should contact the relevant Legal Department before taking action. Employees should also refer to more detailed antitrust and competition law policies enforced by individual business units and/or for specific countries.
4.5 Bribery Bribery occurs when anyone offers, solicits, gives, receives or accepts anything of value in exchange for favourable treatment by a company, government authority or official. It also occurs when a company secures an unfair advantage over its competitors through secret and corrupt dealings with prospective customers. Bribery is illegal, and any XXX employee who elicits, participates in or condones a bribe, kickback, or other unlawful payment or attempts to participate in any such activity, will be subject to strict disciplinary action, up to and including termination. XXX also reserves the right to refer such matters to public authorities for possible criminal prosecution.
4.6 Relationships with Public Officials
4.6.1 Doing Business with Government Agencies, Officials and Employees
Many laws impose strict rules governing business relationships, contract negotiations and contract terms with government agencies and their officials. All employees engaged in business with a governmental body, agency, official or employee must know and abide by those rules, violations of which may result in harsh penalties, suspension or disqualification from competing for government contracts, and even criminal prosecution. Employees must also conduct themselves in a manner that avoids any dealings that might be perceived as attempts to influence public officials in the performance of their official duties. Accordingly, unless allowed under applicable local law, employees must not provide, pay for, give or receive gifts or provide or pay for any meals, refreshments, travel or lodging for government employees or officials.
4.6.2 Working with Former Government Employees
Many laws restrict companies that do business with the government from hiring as an employee or retaining as a consultant a present or former government employee other than secretarial, clerical, or other similar grade employees. These restrictions also cover informal arrangements for prospective employment under certain circumstances. Therefore, employees must obtain written clearance from the relevant Legal Department before discussing proposed employment or retention with any current government employee or any former government employee who left the government within the past two years.
4.7 Contracting With Other Parties In most circumstances, XXX’s policy is to formalise all agreements in writing. Employees may enter into agreements in accordance with the level of authorisation given and communicated to them by their manager. Where employees have no level of authorisation, they must not sign any agreement on behalf of XXX without the approval of the appropriate Legal Department. Employees also must obtain the approval of the appropriate Legal Department before terminating any agreement before it is due to expire. The reason for this broad requirement is that even an agreement involving relatively minor amounts of money may contain inappropriate indemnification obligations or other contractual burdens, or raise troublesome competition issues or other concerns.
4.8 Advertising and Promotional Activities False, misleading or deceptive advertising and related activities in the promotion and sale of products sold or offered by the company is prohibited. In addition, fair and accurate advertising and sales practices are critically important in preserving the company's goodwill and reputation with its customers and the general public. Therefore, all advertising claims and other representations to customers and potential customers must be truthful and have a reasonable basis. In addition, all advertising claims, whether made in catalogues, brochures, leaflets, posters, newspapers, magazines or other print as well as non-print media, must be substantiated before publication or dissemination. There are also laws and regulations that apply to particular types of advertising and/or the advertisement of specific products or services. Employees involved in the preparation or publication of advertising must seek advice from the appropriate Legal Department regarding any applicable laws and regulations to ensure compliance before disseminating advertising claims.
4.9 International Operations Laws and customs vary throughout the world, but all employees must uphold the integrity of XXX diligently in all nations. When conducting business in other countries, it is imperative that employees comply with applicable laws.
Employees should contact their relevant Legal Department if they have any questions concerning a specific situation. Employees in the United States should also refer to any more detailed policies enforced by the relevant business unit concerning conducting international business.
4.10 Labour and Employment XXX’s labour and employment policies and practices are consistent with and are intended to ensure compliance with the principles of the United Nations Global Compact regarding fair and non-discriminatory labour practices, as follows:
1) XXX is an equal employment opportunity employer. It is committed to providing a work environment where employees and applicants for employment are treated with respect and dignity and without regard to race, colour, creed, religion, national origin, gender, sexual orientation, marital status, age, disability, membership or application for membership in uniformed services, veteran status, the seeking of workers’ compensation benefits, or any other category protected by law. Consistent with this policy, XXX prohibits discrimination or harassment of any kind based on any of these protected characteristics.
2) XXX prohibits any verbal or physical abuse, or the threat of it, and any other form of intimidation of or by employees in the course of their work. Among other types of abuse or intimidation, XXX prohibits sexual harassment or harassment of any kind based upon any of the above mentioned protected characteristic. Sexual harassment refers to conduct of a sexual nature, either verbal or physical, that is unwelcome and that creates a hostile, offensive or coercive work environment. XXX also will not tolerate retaliation of any kind against any employee who makes a good faith complaint of abuse, intimidation, discrimination or harassment or who assists in an investigation of such a complaint.
3) In each of the countries in which it operates, XXX complies with applicable laws relating to employment and employment conditions. XXX respects employees’ rights of freedom of association and representation either through trade unions, works councils or any other appropriate forum.
4) XXX operates in many different countries with varying labour standards and conditions. Wherever we do business, we seek to ensure that XXX and its vendors provide employees throughout the world with satisfactory working conditions and wages (taking into account local economies.), specifically prohibiting the exploitation of employees and the illegal hiring of child labour.
If any employee has any questions about the laws or XXX policies governing labour and employee relation matters, he or she should contact the appropriate Human Resources or Legal Department. Employees also must comply with any applicable supplemental employment policies.
4.11 Safety XXX is committed to providing a safe workplace for all employees. In addition, there are laws and regulations that impose responsibility on XXX to safeguard against safety and health hazards. For those reasons, employees and other persons who are present at XXX facilities are required to follow all safety instructions and procedures that XXX adopts. If employees have any questions about possible health and safety hazards at any XXX facility, they should bring those questions to the attention of their supervisor as soon as possible.
Employees with questions about the laws or XXX policies governing workplace safety should consult the applicable divisional intranet or employee handbook, or contact the appropriate Human Resources or Legal Department.
4.12 Human Rights XXX is committed to ensuring compliance with the principles of the United Nations Global Compact related to protection of human rights. Specifically, XXX supports and respects international human rights within the Company’s sphere of influence. XXX also seeks to ensure that the Company is not complicit in human rights abuses.
4.13 The Environment XXX recognises that its businesses have an impact on the environment, principally through the use of energy and paper, the use of print and production technologies and the recycling of waste. XXX is committed to ensuring that this impact is reduced where practicable and to abiding by the three principles on the environment that are set out in the United Nations Global Compact: 1) to support a precautionary approach to environmental changes; 2) to undertake initiatives to promote greater environmental responsibility; and 3) to encourage the development and diffusion of environmentally friendly technologies. To satisfy this commitment, XXX seeks to ensure that the resources and materials used by our businesses are sustainable, are capable of being recycled and are used effectively with the minimum of waste; that where practicable, we utilise technologies, materials and processes which do not have an adverse impact on the environment and, where such impact is unavoidable, it is minimised; and that our suppliers and contractors have the same objectives.
The global CEOs responsible for each of our four business divisions are accountable for ensuring compliance with the policy and with any environmental regulations applicable to any of our businesses. The Chief Executive Officer of XXX Group plc will report to the Board each year on the environmental performance of our businesses compared with targets and subject to external validation as appropriate.
5. Compliance with the Code of Ethics and Business Conduct
All employees have a responsibility to understand and follow the Code. In addition, all employees are expected to perform their work with honesty and integrity in any areas not specifically addressed by the Code. A violation of the Code may result in appropriate disciplinary action including the possible termination from employment with XXX, without additional warning.
The Code sets out general principles to guide employees in making ethical decisions, and they cannot and are not intended to address every specific situation. As such, nothing in the Code prohibits or restricts XXX from taking any disciplinary action on any matters pertaining to employee conduct, whether or not they are expressly discussed in this document. The Code is not intended to create any expressed or implied contract with any employee or third party. In particular, nothing in this document creates any employment contract between XXX and any of its employees.
The Board of Directors of XXX Group plc is responsible for the final interpretation of the Code. That Board may revise, change or amend the Code at any time, subject to the terms of any applicable collective bargaining agreements or local legislation.
6. Reporting Suspected Non-Compliance
6.1 Duty to Report
Employees are to promptly report any suspected violations of the Code (including any concerns regarding questionable accounting, internal accounting controls or auditing matters) or of applicable laws, rules or regulations by any XXX employee or agent to their supervisor, a member of the applicable Human Resources or Legal Department or to the appropriate Compliance Committee. Employees in the United States also may report violations through the XXX Confidential Line at (800) xxx http://www.xxxConfidentialLine.com. Employees are required to make such reports regardless of the identity or position of the suspected offender. Reporting suspected violations of the Code or of the law is particularly important because failure to report criminal activity can itself be considered a crime. Failure to report knowledge of wrongdoing may result in disciplinary action against those who fail to report.
XXX prefers employees to identify themselves when reporting violations or suspected violations because this will better enable XXX to investigate the suspected wrongdoing. However, XXX recognises that in some cases employees may feel it necessary to remain anonymous. Except in the United States, employees should address anonymous reports in writing to the XXX Group Compliance Committee, describing in as much detail as possible the alleged wrongful conduct, the individuals involved and the basis for the allegations. For employees’ convenience, and to help ensure that anonymous reports are sufficiently complete to enable XXX to fully investigate the matter, a form for filing anonymous reports is available for employee use. Employees in the United States should submit anonymous reports via the XXX Confidential Line. Anonymous reports of concerns regarding questionable accounting, internal accounting controls or auditing matters should be submitted to the Audit Committees of the Combined Boards.
6.2 Investigation of Reports
XXX will investigate all reports of suspected violations of law or the Code, including anonymous ones. Employees must cooperate in the investigation of reported violations.
6.3 Confidentiality
XXX will not disclose the identity of anyone who reports a suspected violation or who participates in a related investigation unless the employee submitting the report authorises such disclosure or such disclosure is required by law, regulation or legal process; or, after prior notice to the relevant employee, such disclosure is deemed necessary to properly investigate the matter.
6.4 Protection against Retaliation
Retaliation in any form against an individual who in good faith reports a violation of the Code or of law, even if the report is mistaken, or assists in the investigation of a reported violation, is itself a serious violation of this policy and of law. Any employee responsible for reprisals against co-workers for reporting in good faith known or suspected violations of law or the Code, or for assisting in an investigation of such a violation, will be subject to disciplinary action, up to and including termination. Any employee who submits a report that he or she knows or suspects may be false will also be subject to disciplinary action and possible termination.
Translation - Italian
Codice deontologico e di condotta
Aggiornato settembre 2006
CODICE DEONTOLOGICO E DI CONDOTTA XXX
Sommario
1. Introduzione 3
2. Dichiarazione generale di filosofia professionale 3
3. Rinunce e modifiche 3
4. Politiche e pratiche 4
4.1 Conflitto di interessi 4
4.1.1 Accettazione di Regali e Intrattenimento 4
. 4
4.1.1.1 Regali 4
4.1.1.2 Intrattenimento. 4
4.1.1.3. Altri benefit personali inappropriati 5
4.1.2 Attività esterne 5
4.1.3 Partecipazioni in altre società 5
4.1.4 Opportunità aziendali 5
4.1.5 Nepotismo 5
4.2 Beni e informazioni aziendali 6
4.2.1 Furto o uso indebito di beni aziendali 6
4.4.2 Documentazione societaria 6
4.2.2.1Preparazione della documentazione 6
4.2.2.2 Conservazione della documentazione 6
4.2.3 E-Mail, Voice Mail e Internet 7
4.2.3.1 Uso appropriato 7
4.2.3.2 Privacy 7
4.2.4 Proprietà intellettuale ed informazioni aziendali proprietarie e riservate 8
4.2.5 Sollecitazione e distribuzione 8
4.2.6 Contatti con i mass media e la comunità finanziaria 8
4.2.7 Richieste di informazioni da parte di avvocati ed agenzie governative 9
4.2.8 Partecipazione politica della società 9
4.3 Frode e dichiarazioni mendaci 9
4.3 1. Frode relativa ai titoli 10
4.4 Leggi sulla Concorrenza e Antitrust 10
4.5 Corruzione 11
4.6 Rapporti con pubblici ufficiali 11
4.6.1 Rapporti di lavoro con agenzie, funzionari e dipendenti governativi 11
4.6.2 Rapporti di lavoro con ex dipendenti statali 12
4.7 Sottoscrizione di contratti con altre parti 12
4.12 Diritti umani 14
5. Rispetto del Codice deontologico e di condotta 14
6. Riferimento di sospetto mancato adempimento 15
6.1 Dovere di portare a conoscenza 15
6.2 Indagini in base alle denunce 15
6.3 Riservatezza 15
6.4 Protezione dalla ritorsione 15
1. Introduzione
Il presente Codice Deontologico e di Condotta (“Codice”) vale per tutti i dipendenti, officers e directors di XXX (collettivamente chiamati i “dipendenti”), incluse tutte le controllate, le divisioni e le business unit nel mondo. I singoli business XXX possono integrare il Codice con politiche e/o con disposizioni necessarie per ottemperare alle norme o ai contratti di contrattazione collettiva locali in vigore.
2. Dichiarazione generale di filosofia professionale
L’impegno verso l’eccellenza è fondamentale per la filosofia di XXX. Tale impegno verso l’eccellenza significa che i dipendenti condividono una serie di obiettivi e vantaggi derivanti dal raggiungimento di tali obiettivi. Inoltre ci impegniamo nei confronti dei Core Values di Customer Focus (Attenzione al Cliente), Valuing Our People (Stima per il nostro personale), Passion for Winning (Passione per la Vittoria), Innovation and Boundarylessness (Innovazione e Assenza di Frontiere), che insieme forniscono una guida per raggiungere i nostri risultati lavorativi in modo aperto, onesto, etico e basato su alti principi.
Un obiettivo essenziale è la nostra convinzione di rispettare standard etici in tutte le nostre attività societarie. Tra le altre considerazioni etiche, illustrate nei capitoli successivi, XXX ha sottoscritto la United Nations Global Compact, un’iniziativa di responsabilità societaria su base volontaria atta ad assicurare la protezione dei diritti dell’uomo, di pratiche lavorative eque e non discriminatorie, la cura per l’ambiente e l’eliminazione della corruzione. Ci adoperiamo per lavorare con clienti e fornitori che abbiano comportamenti etici e che godano di elevata reputazione in tal senso. Non sosteniamo consapevolmente nessuna organizzazione pubblica o privata che sposi politiche o pratiche discriminatorie. Esigiamo che tutti i dipendenti lavorino con onestà, sincerità ed integrità. La politica di XXX è di ottemperare a tutte le norme del caso, tra cui quelle sull’occupazione, la discriminazione, la sanità, la sicurezza, la concorrenza e i valori mobiliari. Nessun dipendente può violare leggi o far violare leggi ad un altro dipendente per conto di XXX.
Ogni dipendente deve ottemperare al presente Codice e firmare il relativo Modulo di Accettazione. Per eventuali domande al riguardo i dipendenti devono rivolgersi al proprio superiore diretto, ad un rappresentante dell’Ufficio Risorse Umane, ad un membro del Comitato di Conformità o, dove possibile, ad un membro dell’Ufficio Legale. Se un dipendente viene a conoscenza che un altro dipendente ha violato il presente Codice o leggi, norme o regolamenti, deve riferire tale violazione secondo le procedure sotto indicate. XXX proibisce la ritorsione contro un dipendente che, in buona fede, riferisce una possibile violazione. La mancata ottemperanza di una delle disposizioni contenute nel presente Codice o delle politiche addizionali o di un Codice separato valido per la business unit o per il paese d’interesse, comporta misure disciplinari per il dipendente fino al licenziamento, subordinatamente ai termini del contratto di lavoro e del contratto di contrattazione collettiva.
3. Rinunce e modifiche
In alcune situazioni limitate, XXX può rinunciare all’applicazione del Codice nei confronti di amministratori, funzionari o dipendenti. In relazione a executive officers, senior financial officers e directors, una tale rinuncia richiede l’approvazione esplicita delle Commissioni di Revisione dei Consigli di Amministrazione Congiunti di XXX PLC e XXX NV (chiamate “Commissioni di Revisione”). XXX deve dichiarare sollecitamente tali eventuali rinunce a favore di executive officers, senior financial officers o directors come stabilito dalle relative leggi e norme.
4. Politiche e pratiche
4.1 Conflitto di interessi. Può sorgere un conflitto di interessi in una situazione in cui un dipendente è impegnato in un’attività che pregiudica o interferisce con la sua attività lavorativa completa, leale e sollecita per XXX, o ha un interesse finanziario che potrebbe influenzare il giudizio del dipendente per conto di XXX. Tutti questi eventuali conflitti devono essere evitati. I dipendenti devono riferire eventuali conflitti effettivi o potenziali o apparenti ai propri superiori, ad un responsabile dell’Ufficio Risorse Umane o ad un membro del Comitato di Conformità. Come ritenuto appropriato da XXX, ai dipendenti può venire chiesto di eliminare conflitti di interessi esistenti o apparenti. Seguono alcune delle aree più delicate di potenziali conflitti di interesse e le relative lineeguida della società.
4.1.1 Accettazione di Regali e Intrattenimento.
Lo scopo di XXX è di dissuadere coloro che offrono regali dal chiedere o ricevere favori speciali dai propri dipendenti. Accettare un regalo di un valore più che nominale o un intrattenimento che sia più di una normale amenità sociale può sembrare un tentativo di influenzare il destinatario per favorire un cliente, un vendor, un consulente o altre parti con le quali lavora XXX. Per evitare la realtà e l’apparenza di rapporti scorretti con clienti attuali e potenziali, i vendor, i consulenti ed altri business associates e i dipendenti devono osservare le seguenti lineeguida quando decidono se accettare o meno regali o intrattenimento (per lineeguida relative ai regali e all’intrattenimento offerto ai clienti e altri da parte di dipendenti XXX, consultare i paragrafi 4.5 e 4.6 sottostanti.)
4.1.1.1 Regali .
I dipendenti non devono accettare regali come merci o prodotti, servizi personali o favori di un valore superiore a £100 o l’equivalente in valuta locale. Questo limite viene inteso come massimo, e ai dipendenti viene chiesto di usare cautela nell’accettare regali di valore più che simbolico. I dipendenti non possono chiedere regali di nessun importo, né accettare regali in contanti o titoli. In alcuni paesi è consuetudinario e legale per i superiori fare regali di valore più che simbolico ai dipendenti di società con le quali intrattengono rapporti di lavoro. Qualsiasi dipendente che riceva un tale dono e tema che restituirlo o pagarlo offenderebbe il donatore e pregiudicherebbe il rapporto lavorativo deve riferire tale fatto al proprio superiore. Solo XXX ha la facoltà di scegliere di tenere tale regalo piuttosto che permettere ad un dipendente di farlo.
4.1.1.2 Intrattenimento.
L’accettazione di un normale intrattenimento di lavoro, come un pranzo, una cena, biglietti per il teatro o un incontro sportivo, e simili, è generalmente appropriata se l’intrattenimento è di natura ragionevole ed avviene nel corso di una riunione o altra occasione il cui scopo è di intrattenere colloqui di lavoro in buona fede o promuovere migliori rapporti di lavoro. I dipendenti devono riferire tali intrattenimenti (in anticipo, se possibile) ai propri superiori.
4.1.1.3. Altri benefit personali inappropriati
Se un dipendente riceve altri benefit personali inappropriati in virtù della propria posizione in XXX, deve riferirlo al superiore competente.
4.1.2 Attività esterne
Nessun dipendente può avere attività "freelance" o un "secondo lavoro" o un altro lavoro che si ripercuotano negativamente sulla qualità o la quantità di lavoro effettuato; siano in concorrenza con le attività di XXX; implichino sponsorizzazione o sostegno da parte di XXX dell’attività lavorativa o organizzazione esterne; o pregiudichino la reputazione di XXX; o usino o interferiscano con il tempo, le strutture, le risorse o il materiale di XXX.
4.1.3 Partecipazioni in altre società
È un potenziale conflitto di interessi per un dipendente o per il suo coniuge, convivente o familiare diretto (congiuntamente chiamati “familiari”) detenere una partecipazione finanziaria diretta o indiretta (per es., come investitore, finanziatore prestatore o amministratore) in un concorrente, cliente o fornitore con i quali il dipendente o i suoi subordinati trattano nel corso del proprio lavoro per XXX. Conseguentemente, i dipendenti devono sollecitamente riferire eventuali partecipazioni ai propri superiori. Inoltre, un dipendente deve riferire al proprio superiore eventuali assunzioni o rapporti di consulenza di un proprio familiare con un concorrente, o con un cliente o fornitore con i quali il dipendente ha rapporti di lavoro.
L’unica eccezione a questa norma è che non viene considerato conflitto di interessi se un dipendente o un suo familiare detiene meno del settantacinque percento (75%) della remunerazione annua del dipendente di un concorrente, cliente o fornitore con il quale il dipendente tratta direttamente quotati in borse nazionali o internazionali. I dipendenti che acquisiscono partecipazioni maggiori prima di diventare un dipendente della Società o in seguito ad apprezzamento o crescita sono tenuti a riferire tali partecipazioni al proprio superiore ed ottenerne l’approvazione scritta.
4.1.4 Opportunità aziendali
I dipendenti hanno il dovere di promuovere gli interessi legittimi di XXX quando se ne presenta l’occasione. I dipendenti non possono approfittare di opportunità di vantaggi personali incontrate durante l’uso di proprietà, informazioni o posizione dell’azienda.
4.1.5 Nepotismo
XXX non proibisce categoricamente l’assunzione di parenti, e non desidera essere coinvolta in rapporti consensuali tra colleghi. Tuttavia, è necessario adottare precauzioni per assicurare che le persone non siano e non appaiano indebitamente influenzate dalla sussistenza di stretti rapporti personali.. In particolare, i dipendenti non possono soprintendere direttamente o comunque partecipare a decisioni relative all’assunzione, alla continuazione del rapporto di lavoro, alla promozione o alla retribuzione dell’altro dipendente con il quale hanno uno stretto rapporto personale. XXX considera “stretti rapporti personali” i rapporti tra familiari diretti, coniugi, conviventi, fidanzati, figli, nipoti (di nonni), fratelli/sorelle, genitori, nonni, zie, zii, nipoti (di zio), ed i loro relativi coniugi e collaboratori domestici, ed altri rapporti che ragionevolmente potrebbero essere percepiti come potenzialmente pregiudicanti la capacità dell’uno o dell’ altro dipendente di prendere decisioni indipendenti ed oggettive per conto di XXX.
4.2 Beni e informazioni aziendali .Tutte le apparecchiature, il materiale e le informazioni riservate ai quali hanno accesso i dipendenti nel corso del proprio lavoro sono di proprietà di XXX e vengono forniti per essere usati nello svolgimento dell’attività di lavoro per XXX. I dipendenti devono usare tale proprietà responsabilmente ed esclusivamente per motivi di lavoro. Sebbene l’uso personale limitato e ragionevole di un telefono, un computer o altre attrezzature XXX possa essere accettabile e comprensibile in alcune occasioni, si tratta di un privilegio che XXX si riserva il diritto di controllare e monitorare in conformità alle norme locali di protezione dei dati.
4.2.1 Furto o uso indebito di beni aziendali
Un dipendente scoperto a rubare o usare indebitamente o cercare di rubare o usare indebitamente la proprietà di XXX o la proprietà personale di altri dipendenti è soggetto a severe misure disciplinari, fino al licenziamento. XXX si riserva inoltre il diritto di denunciare tali violazioni alle autorità pubbliche per eventuali azioni penali. I furti o l’uso indebito da parte dei dipendenti può assumere molte forme, tra cui rubare materiale, attrezzature, documenti, contanti o altre proprietà materiali di Reed; usare indebitamente i telefoni, i computer, le fotocopiatrici, i fax o altre apparecchiature, di XXX; presentare fogli presenza o documentazione per richieste di rimborso spesa falsificati; usare le informazioni aziendali proprietarie, i segreti commerciali o altri asset di XXX senza averne l’autorità; tenere per sé benefit personali da parte di un cliente, fornitore o altra persona con i quali XXX intrattiene rapporti di lavoro che appartengono a XXX.
4.4.2 Documentazione societaria
I dipendenti devono redigere tutta la documentazione XXX per registrare correttamente le sue transazioni e le attività e passività, e devono conservare e salvaguardare tale documentazione e documentazione di supporto conformemente alle politiche di XXX e alle relative norme legali e contabili.
4.2.2.1Preparazione della documentazione
I dipendenti devono conservare libri, registri, contabilità e documentazione di supporto che giustifichino completamente ed accuratamente tutte le transazioni, entrate, ricevute, esborsi, attività e passività di XXX. I dipendenti che consapevolmente non registrano fondi o attività di XXX o che effettuano una registrazione consapevolmente non corretta o inesatta nei libri o registri di XXX saranno soggetti a misure disciplinari, fino al licenziamento. I dipendenti sono passibili anche di responsabilità penale se tengono libri e registri inesatti per conto di XXX.
4.2.2.2 Conservazione della documentazione
Sussistono norme legali per la conservazione di categorie specifiche di documentazione. Per assicurare la conformità a tale norme, e conservare spazio e limitare i costi di stoccaggio, la documentazione in qualsiasi supporto deve essere conservata e/o eliminata in conformità alla Politica di Conservazione della Documentazione XXX, oltre a qualsiasi Programma di Tempistica di Conservazione della Documentazione supplementare della relativa business unit. I supporti includono il supporto cartaceo dei documenti; le registrazioni su computer, come quelle memorizzate in un hard drive, su disco o CD e messaggi e-mail; e i materiali registrati, come messaggi di posta vocali ed audio cassette. I dipendenti devono consultare il proprio superiore prima di gettare documentazione sulla quale hanno domande da rivolgere.
Se XXX viene coinvolta in una causa o indagine governativa, effettive o minacciate, se riceve un’ingiunzione di consegna di documenti o informazioni, o se tale procedimento o ingiunzione è ragionevolmente prevedibile, è necessario conservare tutta la documentazione in qualsiasi forma e cessare immediatamente la normale eliminazione o modifica dei documenti relativi agli oggetti della controversia, indagine o ingiunzione. I dipendenti devono contattare l’Ufficio Legale interessato se non sono certi se un determinato documento sotto il proprio controllo possa essere correlato ad un procedimento legale annunciato o imminente e se quindi debba essere conservato.
4.2.3 E-Mail, Voice Mail e Internet
Tutte le comunicazioni ed informazioni trasmesse da, ricevute da, create o memorizzate in un computer, nelle apparecchiature di telecomunicazione e nei sistemi informatici XXX (collettivamente gli “impianti”) sono di proprietà di XXX. Ogni dipendente è responsabile dell’uso degli Impianti XXX in modo appropriato e conforme alle politiche di XXX.
4.2.3.1 Uso appropriato
Sebbene gli impianti XXX siano da utilizzarsi per motivi di lavoro, i dipendenti possono usare tali impianti per limitati motivi non di lavoro, purché tale uso non interferisca con gli obblighi del dipendente nei confronti di XXX o non disturbi altri dipendenti o l’attività generale di XXX. I dipendenti non devono mai usare gli impianti o le apparecchiature di XXX per:
(i) Inviare o ricevere intenzionalmente messaggi, o, intenzionalmente, recuperare o trasmettere, recuperare o memorizzare informazioni a contenuto sessualmente esplicito, insultante, offensivo, molestante, discriminatorio o blasfemo;
(ii) Inviare o ricevere o memorizzare intenzionalmente informazioni che implichino un aumentato rischio di diffusione di virus;
(iii) Inviare o ricevere intenzionalmente materiali protetti da copyright, segreti commerciali o materiale simile senza l’adeguata autorizzazione o violare i diritti di terzi; o
(iv) Inviare o ricevere intenzionalmente messaggi o file per scopi illegali o non etici o per scopi che violano le politiche di XXX o possono portare a responsabilità o pregiudicare XXX.
4.2.3.2 Privacy
XXX ottempera agli standard relativi alla privacy e alla protezione dei dati in vigore nei rispettivi paesi di lavoro dei dipendenti. Per i dipendenti negli Stati Uniti non è prevista privacy per nulla di ciò che creano, memorizzano, inviano o ricevono sugli impianti. Tuttavia, è opportuno avvertire i dipendenti che, anche in paesi con elevati standard sulla privacy, XXX non può assicurare completamente la riservatezza dei dati usati dai dipendenti negli impianti. I messaggi e-mail e vocali e l’uso di internet possono essere intercettati e/o divulgati a terzi nel corso di una controversia legale o indagine. Inoltre, subordinatamente alla legge in vigore, XXX può monitorare l’uso da parte dei dipendenti dei propri impianti per scopo di business legittimi, tra cui, per esempio, per evitare una condotta illegale sospetta o altri usi impropri degli impianti o per assicurare che XXX risponda adeguatamente ai propri clienti ed altri contatti di lavoro.
4.2.4 Proprietà intellettuale ed informazioni aziendali proprietarie e riservate
I dipendenti devono salvaguardare le informazioni aziendali proprietarie, i segreti commerciali e la proprietà intellettuale di XXX (inclusi i diritti d’autore, i marchi ed i brevetti) così come devono proteggere tutti gli altri asset importanti di XXX. I dipendenti devono mantenere la massima riservatezza sulle informazioni relative ai prezzi, ai prodotti e ai servizi in corso di sviluppo, ed altri segreti commerciali, tra cui le informazioni relative a qualsiasi acquisizione o dismissione potenziali da parte di XXX. I dipendenti devono esercitare una ragionevole prudenza e cura nel trattare tali informazioni per evitare rivelazioni inopportune, e non devono usare questo tipo di informazioni in nessun modo che non sia quello richiesto nello svolgimento delle proprie mansioni.
Tutti i documenti, le pratiche, le registrazioni e i rapporti acquisiti o creati durante lo svolgimento delle proprie mansioni per conto di XXX sono di proprietà di quest’ultima. I dipendenti possono rimuovere gli originali o le copie di tale proprietà dagli uffici di XXX solo allo scopo di svolgere le proprie mansioni nei confronti di XXX, e devono reintegrare tali documenti in qualsiasi momento dietro richiesta. Ai dipendenti impegnati in attività di acquisizione e dismissione può venire chiesto di firmare singoli contratti di riservatezza.
XXX periodicamente possiede proprietà intellettuale, segreti commerciali e/o informazioni riservate o aziendali proprietarie appartenenti a terzi, come informazioni protette da copyright ottenute in virtù di un contratto di licenza o informazioni ottenute durante una proposta di acquisizione. I dipendenti sono avvertiti che l’uso di tali materiali deve essere conforme ai termini di un qualsiasi contratto riferibile e alle norme relative all’uso di tali materiali.
4.2.5 Sollecitazione e distribuzione
La proprietà, le apparecchiature, le strutture o le risorse fisiche di XXX non possono essere usate per attività di sollecitazione o distribuzione non correlate al servizio del dipendente presso XXX, eccetto per richieste permesse dalle norme di lavoro ed attività benefiche previamente approvate per iscritto dall’Ufficio Risorse Umane competente. Anche con tale approvazione scritta, i dipendenti non possono svolgere attività di sollecitazione nei confronti di altri dipendenti durante l’orario di lavoro o distribuire materiale nei locali di XXX in nessun momento per scopi non correlati all’attività lavorativa.
4.2.6 Contatti con i mass media e la comunità finanziaria
Per assicurare che tutte le relazioni ed i comunicati stampa XXX siano forniti al pubblico in modo autorevole ed uniforme, i dipendenti devono seguire le Lineeguida XXX Price Sensitive Information (“PSI”) (Lineeguida sulle Informazioni Sensibili sui Prezzi), e non devono fornire informazioni o rispondere a richieste di informazioni da parte dei mass media o della comunità finanziaria senza l’adeguata autorizzazione, come descritto sotto.
I dipendenti di ogni livello devono riferire eventuali richieste di informazioni da parte dei mass media relative a XXX Group plc, a PSI o a informazioni finanziarie all’ufficio Corporate Relations di XXX. Ogni business unit XXX deve implementare politiche e procedure su come rispondere alle richieste dei mass media relative a tale business.
I dipendenti di ogni livello devono riferire eventuali richieste di informazioni da parte di istituti finanziari, broker, analisti, commentatori, azionisti o altri membri delle comunità finanziaria o degli investimenti all’Ufficio Corporate Finance XXX. Ciò include richieste di informazione o di permesso di visitare una parte di XXX.
4.2.7 Richieste di informazioni da parte di avvocati ed agenzie governative
I dipendenti che vengono contattati da avvocati che non rappresentano la società, da agenzie governative, da investigatori o da altri terzi che cercano informazioni o documenti aziendali riguardanti controversie potenziali o in corso devono immediatamente avvisare l’Ufficio Legale competente, a prescindere che la richiesta sia o meno relativa ad una questione che coinvolge la società. L’avviso immediato all’Ufficio Legale è essenziale quando le richieste vengono inoltrate sotto forma di citazioni, ingiunzioni o altro documento che richiede legalmente la comparsa o la presentazione di una risposta entro una data specificata. L’Ufficio Legale valuterà la situazione, informerà i dipendenti e deciderà la risposta adeguata.
4.2.8 Partecipazione politica della società
Le leggi della maggior parte dei paesi proibiscono l’uso di fondi, beni, servizi o strutture societari per conto di un partito o candidato politico. Tuttavia, negli Stati Uniti, tali contributi ed attività sono permessi se conformi a norme severe sulla rendicontazione e pubblicizzazione.Conseguentemente, XXX proibisce severamente l’uso di fondi societari per contributi politici eccetto negli Stati Uniti.
Negli Stati Uniti, XXX richiede ai dipendenti di ottenere la previa autorizzazione dal US General Counsel (responsabile del servizio giuridico) e dal Vice Presidente degli Affari Governativi di XXX Inc. per qualsiasi contributo politico previsto. I dipendenti devono anche ottenere la previa autorizzazione dal US General Counsel e dal US CEO del relativo business per contributi previsti superiori a $5.000, individualmente o cumulativamente, a candidati o organizzazioni politiche in un anno di calendario. Inoltre, i dipendenti degli Stati Uniti devono ottemperare alle procedure di rendicontazione e pubblicizzazione stabilite dall’Ufficio Affari Interni. I dipendenti che partecipano al processo politico, esprimono le proprie opinioni su questioni legislative o politiche, sono impegnati in attività politiche e/o effettuano contributi politici personali devono condurre tali attività nel proprio tempo libero e a proprie spese.
Senza la previa approvazione dell’Ufficio Affari Governativi o dell’Ufficio Legale, i dipendenti che partecipano ad attività politiche o fanno dichiarazioni politiche pubbliche devono evitare riferimenti al proprio legame con XXX o le sue controllate e devono chiarire che agiscono per conto proprio e non per conto di XXX.
4.3 Frode e dichiarazioni mendaci
I dipendenti non devono truffare o cercare di truffare clienti, fornitori, azionisti, revisori o altre persone con i quali XXX comunica o intrattiene rapporti di lavoro. In particolare, i dipendenti non devono fare dichiarazioni intenzionalmente o irresponsabilmente false o fuorvianti o consapevolmente omettere dichiarazioni o informazioni importanti, oralmente o per iscritto, su prodotti, servizi e sulla condizione finanziaria di XXX. I dipendenti che comunicano con i revisori interni o esterni di XXX devono anche essere certi di fornire tutte le informazioni necessarie in relazione alla preparazione di relazioni di revisione, e di correggere eventuali errate interpretazioni apparenti di tali informazioni prima della pubblicazione delle relative relazioni. Un dipendente scoperto a cercare di frodare o impegnato nella frode è soggetto a severa misura disciplinare fino al licenziamento. XXX si riserva inoltre il diritto di denunciare tali violazioni alle autorità pubbliche per eventuali azioni penali.
4.3 1. Frode relativa ai titoli
È illegale frodare o cercare di frodare qualcuno in relazione ai titoli di una società quotata. Ciò include i titoli di XXX e altre società sulle quali un dipendente acquisisce informazioni non pubbliche rilevanti durante il proprio lavoro presso XXX. Per esempio, è illegale fornire al pubblico informazioni importanti false o fuorvianti su XXX o altra società quotata; non fornire al pubblico le informazioni rilevanti che quest’ultimo dovrebbe sapere (subordinatamente alle disposizioni della politica di XXX sui contatti con i mass media e la comunità finanziaria, come su descritto nel paragrafo 4.2.6); vendere o acquistare titoli in base ad informazioni rilevanti non pubbliche; o fornire tali informazioni ad altri che potrebbero usarle per vendere o acquistare titoli. La normativa vigente impone pene severe ai responsabili della violazione di tali norme, incluse ammende penali e civili e possibili pene detentive.
Le informazioni rilevanti non pubbliche (denominate “informazioni interne”) includono qualsiasi fatto che possa influenzare il prezzo dei titoli e/o che un investitore ragionevole considererebbe importante nel decidere se acquistare o vendere azioni o altri titoli di XXX o altre società quotate. Tali informazioni sono non pubbliche se non sono state rese pubbliche in un rendiconto annuale o periodico agli azionisti, in un comunicato stampa o in presentazioni di istanze ad autorità normative. In caso di dubbio, i dipendenti dovrebbero presumere che le informazioni ottenute come dipendente XXX sono rilevanti e non pubbliche.
I dipendenti che desiderano rivolgere domande sulla vendita o sull’acquisto di un titolo in circostanze in cui si potrebbe trattare di informazioni confidenziali o potrebbero essere applicabili norme sui titoli, dovrebbero consultare l’Ufficio Legale competente prima di scambiare tali titoli. I dipendenti devono eventualmente anche ottemperare al Codice XXX sulla compravendita di titoli prima di scambiare titoli di XXX PLC o XXX NV.
4.4 Leggi sulla Concorrenza e Antitrust . L’Unione Europea e i suoi singoli stati, i governi federali e statali degli Stati Uniti, e molti altri governi del mondo hanno emanato leggi sulla “concorrenza" o “antitrust”. Tali leggi proibiscono le "limitazioni al commercio", tra cui alcuni tipi di accordi o condotte che riguardano concorrenti, clienti o fornitori nel relativo mercato ed alcuni tipi di condotte di una singola società con una posizione di mercato dominante. Lo scopo è di assicurare che i mercati dei beni e servizi operino in modo concorrenziale ed efficiente, in modo che i clienti godano dei vantaggi di una concorrenza aperta tra i propri fornitori, e allo stesso modo i venditori traggano beneficio dalla concorrenza tra i propri acquirenti. Le violazioni delle leggi antitrust degli Stati Uniti e delle leggi sulla concorrenza di alcune altre giurisdizioni sono spesso trattate come reati che possono portare a condanne sia di società che di singole persone, incluse ammende di importo elevato e detenzione, oltre a responsabilità civile molto superiore al danno economico causato o dei profitti ottenuti con la condotta o l’accordo illegali. Le ammende penali e civili potenziali e le pene per le limitazioni al commercio sono particolarmente elevate perché XXX e i singoli dipendenti coinvolti sono soggetti alle leggi sulla concorrenza o antitrust di qualsiasi paese in cui la condotta ha prodotto l’effetto economico.
La stretta osservanza delle leggi sulla concorrenza e antitrust nel mondo è essenziale. Queste leggi sono molto complesse. Alcuni tipi di condotta sono sempre illegali secondo alcune leggi sulla concorrenza e antitrust. I dipendenti ed altri rappresentanti di XXX devono evitare persino l’apparenza di tale condotta, che include accordi o azioni congiunte sui prezzi, le offerte nelle gare d’appalto, allocazioni o divisioni di prodotti o territori, selezione di clienti o fornitori, o limiti alla produzione, scorte o ricerca e sviluppo; ed accordi con i clienti o licenziatari riguardanti il prezzo di rivendita minimo al quale rivenderanno le merci o i servizi di XXX.
Alcune attività possono essere legali in alcune situazioni di mercato ed illegali in altre. Alcuni di questi tipi di condotta implicano accordi con terzi come concorrenti, clienti, fornitori, licenziatari o concessori di licenza. Altri implicano azioni unilaterali che possono causare accuse nei confronti di XXX di aver monopolizzato o cercato di monopolizzare un mercato. Questi tipi di condotta includono politiche dei prezzi predatorie (per es. vendere sotto costo); alcuni accordi di trattazione esclusiva; unione o raggruppamento di prodotti separati; rescissione di contratti con operatori commerciali, distributori o fornitori; discriminazione di prezzo; monopolizzazione; accordi con clienti o licenziatari sui loro prezzi di rivendita massimi sulle merci o servizi XXX; e, in alcune circostanze, tentativi di condurre molte di queste attività restrittive. Inoltre, le leggi sulla concorrenza e antitrust e le norme sul commercio correlate generalmente proibiscono pratiche commerciali o metodi di concorrenza sleali o ingannevoli, tra cui, per esempio, pubblicità ingannevole, denigrazione del prodotto di un concorrente, vessazioni di un concorrente e furto di segreti commerciali o altre informazioni commerciali riservate.
Il presente Codice non è inteso come lista esaustiva delle numerose leggi sulla concorrenza e antitrust applicabili alle attività di XXX, e neanche come alternativa alla consulenza professionale. Se un dipendente desidera rivolgere domande su una situazione specifica dovrebbe contattare l’Ufficio Legale competente prima di intraprendere qualsiasi azione. Inoltre i dipendenti dovrebbero fare riferimento alle norme sulla concorrenza e antitrust più dettagliate applicate da singole business unit e/o per specifici paesi.
4.5 Corruzione Si tratta di corruzione quando qualcuno offre, chiede, dà, riceve o accetta qualcosa di valore in cambio di un trattamento favorevole da parte di una società, autorità governativa o funzionario, e quando una società si assicura un vantaggio sleale sui propri concorrenti tramite trattative segrete e corrotte con i potenziali clienti. La corruzione è illegale, e qualsiasi dipendente XXX che chieda, partecipi alla corruzione o sia tollerante verso tangenti e verso le bustarelle o altri pagamenti illeciti o cerchi di partecipare a tali attività, sarà passibile di severa azione disciplinare, fino al licenziamento. XXX si riserva inoltre il diritto di denunciare tali violazioni alle autorità pubbliche per eventuali azioni penali..
4.6 Rapporti con pubblici ufficiali
4.6.1 Rapporti di lavoro con agenzie, funzionari e dipendenti governativi
Molte leggi impongono norme severe sui rapporti di lavoro, le negoziazioni di contratti, e i termini contrattuali con agenzie governative e i loro funzionari. Tutti i dipendenti che intrattengano rapporti di lavoro con un ente governativo, un’agenzia governativa, un funzionario o un dipendente governativi devono conoscere e rispettare tali norme; l’eventuale violazione può portare a sanzioni severe, sospensione o squalifica da gare d’appalto governative, e persino azioni penali. Inoltre i dipendenti si devono comportare in modo tale da evitare rapporti che potrebbero essere percepiti come tentativi di influenzare pubblici ufficiali nello svolgimento del loro dovere. Conseguentemente, a meno che sia permesso da norme locali, i dipendenti non devono fornire, pagare, dare o ricevere regali o fornire o pagare pasti, rinfreschi, viaggi o alloggio per dipendenti o funzionari statali.
4.6.2 Rapporti di lavoro con ex dipendenti statali
Molte leggi proibiscono alle società che hanno rapporti di lavoro con il governo di assumere o continuare a stipendiare come consulente un dipendente statale in servizio o non più in servizio se non per lavori di segreteria, impiegatizi o attività di grado simile. Queste limitazioni coprono anche gli accordi informali per la potenziale assunzione in determinate circostanze. I dipendenti devono quindi ottenere l’autorizzazione scritta dall’Ufficio Legale competente prima di parlare dell’assunzione prevista o del mantenimento in servizio di un dipendente statale effettivo o che ha lasciato l’impiego statale da meno di due anni.
4.7 Sottoscrizione di contratti con altre parti. Nella maggior parte delle circostanze, la politica di XXX è di formalizzare tutti i contratti per iscritto. I dipendenti possono sottoscrivere contratti secondo il livello di autorizzazione concesso e comunicato loro dal proprio manager. Nei casi in cui i dipendenti non hanno nessun livello di autorizzazione, non possono firmare nessun contratto per conto di XXX senza l’approvazione dell’Ufficio Legale competente. I dipendenti devono anche ottenere l’approvazione dell’Ufficio Legale competente prima di rescindere un contratti prima della scadenza. La ragione di tale limitazione è che anche un contratto relativo a importi minimi di denaro può contenere obblighi di indennizzo non adeguati o altri oneri contrattuali, oppure sollevare questioni di concorrenza problematiche o altre questioni.
4.8 Pubblicità ed attività promozionali. La pubblicità falsa, fuorviante o ingannevole e le attività correlate nella promozione e vendita di prodotti venduti o offerti dalla società sono proibite. Inoltre, la pubblicità e le pratiche di vendita eque ed veritiere sono di estrema importanza per conservare l’immagine e la reputazione della società tra i clienti e l’opinione pubblica. Conseguentemente, tutte le dichiarazioni pubblicitarie ed altre dichiarazioni ai clienti e ai potenziali clienti devono essere veritiere ed avere una base ragionevole. Inoltre, tutte le affermazioni pubblicitarie, sia in cataloghi, depliant, volantini, poster, giornali, riviste o altri documenti stampati e non, devono essere corroborati prima della pubblicazione o diffusione. Vi sono anche leggi e norme che si riferiscono a tipi particolari di pubblicità e/o pubblicità di prodotti o servizi specifici. I dipendenti impegnati nella preparazione o pubblicazione di messaggi pubblicitari devono chiedere consiglio all Ufficio Legale in relazione a norme e leggi per assicurare l’ottemperanza prima della diffusione di affermazioni pubblicitarie.
4.9 Operazioni internazionali. Le leggi e le consuetudini variano nel mondo, ma tutti i dipendenti devono sostenere l’integrità di XXX diligentemente in tutte le nazioni. Nello svolgimento della propria attività lavorativa in altri paesi, i dipendenti devono assolutamente ottemperare alle leggi in vigore.
I dipendenti devono contattare l’Ufficio Legale competente per rivolgere domande su una situazione specifica. I dipendenti negli Stati Uniti devono fare riferimento anche ad eventuali politiche più dettagliate applicate dalla relativa business unit sulle attività lavorative all’estero.
4.10 Forza lavoro ed impiego. Le politiche e le pratiche relative alla forza lavoro e all’impiego di XXX rispettano e hanno lo scopo di far rispettare i principi di United Nations Global Compact sulle pratiche lavorative eque e non discriminatorie, come segue:
1) XXX è un datore di lavoro che offre pari opportunità. Si impegna a fornire un ambiente di lavoro in cui i dipendenti e i candidati all’assunzione siano trattati con rispetto e dignità e senza discriminazioni di razza, colore, credo, religione, origine nazionale, genere, orientamento sessuale, stato civile, età, handicap appartenenza o richiesta di appartenenza a servizi in uniforme, status di veterano, richiesta di indennizzo dei lavoratori, o qualsiasi altra categoria protetta dalla legge. Coerentemente con questa politica, XXX proibisce la discriminazione o la vessazione di qualsiasi tipo basate su una di queste caratteristiche protette.
2) XXX proibisce abusi verbali o fisici, o la minaccia di essi, e qualsiasi forma di intimidazione di dipendenti o da parte di dipendenti durante l’attività lavorativa. Tra altri tipi di abuso e intimidazione, XXX proibisce le molestie sessuali o le molestie vessazione o discriminazione di qualsiasi tipo basate su un tipo qualsiasi di caratteristica protetta sopraindicata. Le molestie sessuali si riferiscono ad una condotta di tipo sessuale, verbale o fisica, non gradita e che crea un ambiente di lavoro, ostile, offensivo o coercitivo. XXX inoltre non tollera ritorsioni di nessun tipo nei confronti di dipendenti che sporgono in buona fede una lamentela di abuso, intimidazione, discriminazione o molestie o che forniscono assistenza durante le indagini relative a tale lamentela.
3) In ognuno dei paesi in cui opera, XXX ottempera alle norme relative all’occupazione e alle condizioni di assunzione. XXX rispetta i diritti dei dipendenti di libertà di associazione e rappresentazione, sindacati, consigli aziendali o altro foro appropriato.
4) XXX opera in molti paesi diversi con vari standard e condizioni di impiego. Ovunque operiamo, cerchiamo di assicurare che XXX e i propri vendor garantiscano ai dipendenti in tutto il mondo condizioni e retribuzioni soddisfacenti (tenendo conto delle economie locali), proibendo specificatamente lo sfruttamento dei dipendenti e l’impiego illegale di lavoro minorile.
In caso di domande da rivolgere sulle leggi o sulle politiche XXX relative all’occupazione e ai dipendenti, contattare l’Ufficio Personale o l’Ufficio Legale competenti. I dipendenti devono rispettare anche eventuali politiche sull’impiego supplementari .
4.11 Sicurezza XXX si impegna a fornire un luogo di lavoro sicuro per tutti i dipendenti. Inoltre, vi sono leggi e regolamenti che impongono a XXX responsabilità di protezione relativa alla sicurezza e contro i pericoli sanitari. Per tali ragioni, i dipendenti e le altre persone presenti nelle strutture di XXX devono seguire tutte le istruzioni e procedure di sicurezza adottate da XXX. Se i dipendenti desiderano rivolgere domande su possibili rischi sanitari e di sicurezza in una struttura XXX, devono rivolgerle al proprio superiore prima possibile.
Se i dipendenti desiderano rivolgere domande sulle leggi o sulle politiche XXX relative alla sicurezza sul luogo di lavoro, devono consultare l’intranet divisionale o il manuale del dipendente, oppure contattare l’Ufficio Personale o l’Ufficio Legale competenti.
4.12 Diritti umani
XXX si impegna ad assicurare l’ottemperanza ai principi del United Nations Global Compact relativamente ai diritti umani. Specificatamente, XXX sostiene e rispetta i diritti umani entro la sfera di influenza aziendale. XXX cerca inoltre di assicurare che la Società non sia complice in abusi dei diritti umani.
4.13 Ambiente XXX riconosce che la propria attività ha ripercussioni sull’ambiente, principalmente attraverso l’uso di energia e carta, l’uso delle tecnologie di stampa e produzione ed il riciclaggio dei rifiuti. XXX si impegna ad assicurare che questo impatto venga ridotto dove possibile e a rispettare i tre principi ambientali stabiliti nel United Nations Global Compact: 1) sostenere un approccio precauzionale rispetto ai cambiamenti ambientali; 2) intraprendere iniziative per promuovere maggiore responsabilità ambientale; e 3) incoraggiare lo sviluppo e la diffusione di tecnologie rispettose dell’ambiente. Per rispettare questo impegno, XXX cerca di assicurare che le risorse ed i materiali usati dalle nostre aziende siano sostenibili e riciclabili, e che vengano usate efficacemente con la minima produzione di rifiuti; che dove possibile, usiamo tecnologie e processi che non hanno un effetto negativo sull’ambiente e, dove ciò sia inevitabile, sia minimizzato; e che i nostri fornitori e appaltatori si prefiggano gli stessi obiettivi.
Spetta ai CEO a livello mondiale responsabili di ciascuna delle quattro divisioni di business assicurare l’aderenza a questa politica e a qualsiasi norma ambientale applicabile ad uno dei nostri business. Il Chief Executive Officer di XXX Group plc deve riferire ogni anno al Consiglio le prestazioni ambientali dei nostri business rispetto agli obiettivi e subordinatamente alla eventuale convalida esterna.
5. Rispetto del Codice deontologico e di condotta
Tutti i dipendenti hanno la responsabilità di capire e seguire il Codice. Inoltre, tutti i dipendenti dovrebbero svolgere le proprie mansioni con onestà ed integrità anche in aree non coperte specificatamente dal Codice. Una violazione del Codice può portare ad un’azione disciplinare fino al licenziamento da parte di XXX, senza ulteriore avvertimento.
Il Codice stabilisce i principi generali per guidare i dipendenti nel prendere decisioni etiche, che non hanno lo scopo, né possono averlo, di coprire ogni situazione specifica. Conseguentemente, niente contenuto nel Codice proibisce o limita XXX nell’adozione di azioni disciplinari su questioni relative alla condotta dei dipendenti, a prescindere che siano espressamente indicate nel presente documento. Il Code non intende creare un contratto implicito o esplicito con un dipendente o terzi. In particolare, niente nel presente documento crea un contratto d’impiego tra XXX e uno qualsiasi dei suoi dipendenti.
Il Consiglio di Amministrazione del Gruppo XXX plc è responsabile dell’interpretazione finale del Codice. Tale consiglio può rivedere, modificare o emendare il Codice in qualsiasi momento, subordinatamente ai termini di qualsiasi accordo di contrattazione collettiva o legislazione locale
6. Riferimento di sospetto mancato adempimento
6.1 Dovere di portare a conoscenza
I dipendenti devono riferire immediatamente qualsiasi violazione sospettata del Codice (inclusi sospetti su contabilità e controlli contabili interni contestabili o questioni relative alla revisione) o di leggi, norme o regolamenti da parte di un dipendente o agente XXX al proprio superiore, ad un rappresentante dell’Ufficio Risorse Umane Ufficio Legale o ad un membro del Comitato di Conformità. I dipendenti negli Stati Uniti possono anche riferire violazioni tramite la linea riservata XXX (800) xxx nel sito http://www.xxxConfidentialLine.com.I dipendenti devono riferire tali fatti a prescindere dall’identità o posizione del trasgressore sospettato. Riferire le sospettate violazioni del Codice o della legge è particolarmente importante perché la mancata denuncia di attività criminali può essere considerata reato. La mancata denuncia di atti illeciti può portare ad azioni disciplinari nei confronti dei responsabili dell’omissione.
XXX preferisce che i dipendenti si identifichino quando riferiscono violazioni o sospetti di violazioni per permettere meglio a XXX di condurre indagini sugli illeciti sospettati. Tuttavia, XXX riconosce che in alcuni casi i dipendenti possano ritenere necessario rimanere anonimi. Eccetto negli Stati Uniti, i dipendenti dovrebbero rivolgere eventuali denunce anonime per iscritto ad un membro del Comitato di Conformità del Gruppo XXX, descrivendo il più dettagliatamente possibile la presunta condotta illecita, le persone coinvolte e la base delle asserzioni. Per comodità dei dipendenti, e per contribuire ad assicurare che le denunce anonime siano sufficientemente complete da permettere a XXX di condurre un’indagine completa, è disponibile un modulo per le denunce anonime. Negli Stati Uniti i dipendenti devono presentare le denunce anonime tramite la linea riservata XXX. Le denunce anonime relative a contabilità e controlli contabili interni contestabili o questioni relative alla revisione devono essere presentate ai Comitati di Revisione dei Consigli Congiunti.
6.2 Indagini in base alle denunce
XXX conduce indagini su tutte le violazione sospettate della legge o del Codice, incluse quelle anonime. I dipendenti devono cooperare nelle indagini su violazioni denunciate.
6.3 Riservatezza
XXX non può rivelare l’identità di coloro che denunciano una violazione sospettata o che partecipano ad un’indagine correlata a meno che il dipendente autore della denuncia non autorizzi tale rivelazione o tale rivelazione sia dovuta per legge, norma o procedimento legale; o previa comunicazione al dipendente interessato, tale rivelazione sia considerata necessaria per condurre adeguatamente un’indagine sulla questione.
6.4 Protezione dalla ritorsione
La ritorsione nei confronti di una persona che in buona fede riferisce una violazione del Codice o della legge, anche se tale denuncia non ha fondamento, o contribuisce alle indagini relative ad una violazione denunciata, è essa stessa una grave violazione della presente politica e della legge. Un dipendente responsabile di ritorsioni nei confronti di colleghi che hanno denunciato in buona fede violazioni certe o sospettate della legge o del Codice, o che hanno contribuito ad un’indagine correlata, è passibile di azione disciplinare, fino al licenziamento. Se un dipendente presenta una denuncia che sa o sospetta essere falsa è anch’esso passibile di azione disciplinare incluso il licenziamento.
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